직원 사회 보장 번호가 잘못된 경우 고용주는 어떻게해야합니까?

중소기업 직원을 고용 할 때는 해당 직원의 사회 보장 번호를 확인해야합니다. 사회 보장국에 온라인 사회 보장 번호 확인 서비스에 대한 액세스 코드를 문의하십시오. 이 서비스에 대해 비용을 지불 할 필요가 없습니다. 직원의 정보를 입력하여 올바른지 확인합니다. 확인되지 않으면 몇 가지 조치를 취해야합니다.

기록과 비교

직원 기록을 살펴보고 확인 서비스에 해당 정보를 입력 할 때 사회 보장 번호 또는 이름에 오타가 없는지 확인하십시오. 하이픈으로 연결된 이름을 기록하고 다른 철자로 직원을 확인하십시오. 또한 직원을 더 식별하기 위해 중간 이름을 포함 해보십시오.

직원에게 정보 확인 요청

직원에게 사회 보장 카드를 확인하고 귀하의 번호가 정확한지 확인하도록 요청하십시오. 또한 사회 보장 카드에 이름이 어떻게 표기되어 있는지 살펴보십시오. 고용 기록에 필요한 사항을 변경하고 정보를 사회 보장 번호 확인 서비스에 다시 제출하십시오.

새로운 정보 얻기

귀하의 기록과 사회 보장 카드가 일치하지만 확인되지 않을 경우 직원에게 지역 사회 보장국에 가서 정확한 정보를 얻도록 지시하십시오. 직원은 귀하가 정보를 변경하고 다시 제출할 수 있도록 수정 된 정보를 귀하에게 반환해야합니다.

작업 문서화

직원으로부터 확인 가능한 사회 보장 정보를 얻을 수없는 경우 올바른 정보를 얻기 위해 취한 모든 조치를 문서화해야합니다. 이 문서를 급여 기록과 함께 최소 3 년 동안 보관하십시오. 수정 된 정보를 얻기 위해 직원에게 연락 할 수없는 경우에도 문서를 보관해야합니다.

새 양식 W-2 보내기

잘못된 정보가 포함 된 W-2 양식을 이미 보낸 경우 양식 W-2c를 제출하십시오. 이것은 수정 된 임금 및 세금 명세서입니다. 이 양식을 사회 보장국에 보내십시오. 이 양식의 정보는 귀하가 보낸 원래 정보를 대체합니다.

국토 안보

I-9 양식을 작성한 직원의 정보를 확인할 수 있습니다. 이 양식은 외국인 근로자의 고용 자격을 확인합니다. 국토 안보부가 운영하는 E-Verify 사이트를 통해 온라인으로 확인을 위해 직원의 사회 보장 번호를 제출할 수 있습니다. 이 서비스에 대해서는 수수료를 지불 할 필요가 없습니다.